FAQ - często zadawane pytania

Karty paliwowe przeznaczone są dla klientów instytucjonalnych – małych , średnich i mikro- przedsiębiorstw oraz dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.

Karty Paliwowe pozwalają na bezgotówkowe zakupy paliwa oraz innych produktów i usług dostępnych w sieci stacji ORLEN , BLISKA i BP.

Do programu FLOTA włączonych jest ponad 1700 stacji opatrzonych symbolem FLOTA dla sieci ORLEN i BLISKA oraz 500 stacji BP. Mapka z pełnym wykazem stacji ORLEN znajduje się na stronie internetowej mapy stacji , dla sieci BP http://www.bp.com/pl_pl/bp-plus/poland/szeroka-siec-stacji/zasieg-w-polsce.html

Wystarczy podpisać z nami umowę o wydanie i używanie kart paliwowych.

Dokumenty potrzebne do uzyskania kart paliwowych to NIP, REGON, odpis KRS lub w przypadku osób fizycznych wpis do ewidencji działalności gospodarczej, pesel, adres zamieszkania oraz wypełniony elektroniczny wniosek o wydanie kart.

  • Prosimy o kontakt telefoniczny z naszym działem handlowym pod numerem (17)282 20 20, lub z biurem obsługi klienta pod numerem (17) 282 20 23 lub

  • wypełnienie formularza kontaktowego znajdującego się na naszej stronie internetowej w zakładce kontakt -> „zadaj pytanie”

Są 2 typy Kart Paliwowych:

  • Typ S wystawiany na numer rejestracyjny pojazdu,

  • Typ K – wystawiany imiennie na kierowcę lub okaziciela

Tak, w ramach kart typu K wydawane są karty, gdzie w polu przeznaczonym na imię kierowcy wpisywana jest nazwa firmy, a w polu przeznaczonym na nazwisko wpisywane jest OKAZICIEL.

Karta typu S jest przeznaczona dla firm, w których pojazd używany jest przez wielu kierowców. W sytuacji, gdy kilka pojazdów lub maszyn używanych jest przez jedną osobę można wybrać kartę typu K.

Kartę flotową można zamówić wypełniając wniosek on-line (nowy klient)  lub samodzielnie po zalogowaniu się na swój profil klienta-w zakładce KARTY, „DODAJ NOWĄ KARTĘ” (domawianie kart).

Jednorazowa opłata za wydanie nowej karty paliwowej uzależniona jest od wielkości floty. Opłata miesięczna za używanie karty wynosi 1 zł netto za sztukę.

Karta ORLEN – należy zamówić nową kartę. Na czas oczekiwania na nową kartę możliwe jest ustanowienie tzw. „ręcznej autoryzacji transakcji” pozwalającej na maksymalnie dwutygodniowe korzystanie z karty po zmianie numeru rejestracyjnego. O zmianie nr rejestracyjnego należy niezwłocznie powiadomić Dział Obsługi Klienta FLOTEX POLSKA, który zgłosi taką zmianę do PKN ORLEN SA.  Karta BP – należy powiadomić Dział Obsługi Klienta FLOTEX POLSKA, który wystawi i prześle odpowiednie upoważnienie dla kierowcy.

Karty flotowe ważne są maksymalnie 3 lata.

Karty powinny dotrzeć do Klienta w ciągu 10 dni od dnia złożenia zamówienia.

Pakiety kartowe są to przyporządkowane do danej karty grupy produktów i usług dostępnych na stacjach. Spis dostępnych produktów w ramach poszczególnych pakietów znajduje się na naszej stronie internetowej w zakładce OFERTA ->KARTY PALIWOWE.

Na kartach Orlen można dokonać zmiany pakietu bez konieczności wymiany karty. W przypadku kart BP:

  • zmiana limitu kwotowego nie wymaga wymiany karty

  • zmiana ograniczeń produktowych wymaga wymiany karty

Tak, na Państwa życzenie istnieje możliwość bezpłatnego uruchomienia na kartach opcji konieczności podawania stanu licznika kilometrów przy tankowaniu. Jest to dodatkowy instrument kontrolujący wydatki na paliwo. Stan licznika widoczny jest w historii transakcji na portalu internetowym. Obowiązek podawania stanu licznika podczas tankowania leży po stronie kierowcy.

Karta może zostać zablokowana:

  • poprzez trzykrotne błędne wprowadzenie kodu PIN,

  • w wyniku braku środków pozwalających na dokonanie transakcji,

  • poprzez zgłoszenie czasowej blokady przez właściciela firmy lub opiekuna Państwa floty. 

Karta ORLEN  zablokowana na skutek trzykrotnie wprowadzonego  błędnie  kodu PIN jest zablokowana trwale i nieodwracalnie, karta BP jest blokowana tylko na 24 godziny. W przypadku karty ORLEN należy  zamówić nową .  Jeśli karta została zablokowana na skutek braku środków potrzebnych do realizacji transakcji, należy te środki uzupełnić i karty zostają odblokowane automatycznie z chwilą zaksięgowania środków na rachunku.

Transakcje rozliczane są przedpłatą. Ze środków wpłaconych na indywidualny rachunek Klienta potrącane są kwoty zgodnie ze zrealizowanymi transakcjami. W sytuacji spadku salda o konieczności kolejnego zasilenia konta, FLOTEX POLSKA zawiadamia Klienta mailowo i za pomocą SMS. Oprócz tego Klient ma dostęp do portalu internetowego, gdzie ma możliwość samodzielnego monitorowania m.in. stanu środków na rachunku oraz historii transakcji.

Faktury za transakcje wystawiane są przez FLOTEX POLSKA po zakończeniu każdego miesiąca, który zgodnie z umową stanowi okres rozliczeniowy.  Faktury dostępne są na portalu internetowym tuż po ich wygenerowaniu lub wysyłane na życzenie klienta pocztą.

Szczegółowe zestawienie wraz z informacjami o transakcjach zawiera załącznik – specyfikacja faktury. Są to :

  • numery kart flotowych, na które dokonano zakupów,

  • numery rejestracyjne pojazdów,

  • nazwy miejscowości i daty transakcji,

  • nazwy zakupionych produktów,

  • ilość i ceny zakupionych paliw lub liczbę towarów i usług,

  • cenę po rabacie,

  • wartość netto i brutto paliw oraz towarów i usług.

Załącznik uwzględnia podział pojazdów na osobowe i ciężarowe, co ułatwia księgowanie i odliczanie podatku VAT.

Dla kart ORLEN można zmienić: rodzaj pojazdu Osobowy/Ciężarowy oraz pakiet przypisany do karty. Dla kart BP można zmienić pakiet jedynie w zakresie zwiększenia dziennego limitu kwotowego.

Wszelakie zmiany należy zgłaszać  na adres e-mail: biuro@flotex.pl

Karty ORLEN : Wprowadzone zmiany w 2013r w przepisach m.in.o podatku VAT  zniosły obowiązek wpisywania numeru rejestracyjnego samochodu firmowego oraz prywatnego na fakturach za paliwo dla  transakcji dokonanych kartą typu K (zmany w rozporządzeniu M.F. z dn.28.03.2011r).  Karty BP  – zamawiając kartę typu K należy wskazać czy numer rejestracyjny ma być podawany czy nie podczas dokonywania transakcji .

Każdy klient posiada odrębny rachunek, którego numer  podany jest w umowie. Numer rachunku bankowego widoczny jest również  po zalogowaniu się na panelu klienta.

W przypadku pojazdu zastępczego należy drogą mailową wystąpić z prośbą o wprowadzenie ręcznej autoryzacji .

Kartą typu "K" można tankować wszystkie pojazdy, pamiętając o tym, że jeśli dana karta na okaziciela jest przypisana do pojazdów "O" (osobowych) -to wówczas wszystkie transakcje nawet dokonane pojazdem ciężarowym ("C"), będą wykazane na fakturach jako transakcje dokonane pojazdem osobowym.

  • Uniwersalny i intuicyjny system płatności za parkowanie przy  użyciu telefonu komórkowego

• Różne sposoby płatności poprzez: aplikację mobilną i SMS-y

• Powszechny i sprawdzony system, z powodzeniem działający już w ponad 60 miastach na terenie całej Polski – aktualna lista

dostępna na stronie www.mobiparking.pl mobiParking we Flocie

• Rozliczanie opłat za parkowanie razem z wydatkami paliwowymi

• Przewaga konkurencyjna – żadna z firm paliwowych nie oferuje takiej funkcjonalności kart paliwowych  

1. Kontakt klienta Programu FLOTA z FLOTEX POLSKA II
2. Podpisanie Aneksu do Umowy o wydanie i użytkowanie kart flotowych oraz akceptacja regulaminów http://www.flotex.pl/ w zakładce OFERTA (dokumenty do pobrania).
3. Przypisanie na portalu flotowym numerów telefonów kierowców do kart flotowych typu S wystawionych na numery rej. pojazdów, które mają podlegać usłudze.
4. Korzystanie z usługi z wykorzystaniem:
• SMSów przesyłanych na numer 82002 (informacje o sposobie korzystanie w Regulaminach).
• aplikacji mobilnej – konieczne pobranie darmowej aplikacji (Android, iPhone, WindowsPhone) oraz rejestracja w systemie SkyCash.
Powiązanie numeru telefonu z numerem rejestracyjnym pojazdu dokonane wcześniej na portalu flotowym będzie już gotowe w aplikacji aby rozpocząć parkowania.

Moduł Flota to narzędzie wspomagające pracę zarządzającego flotą (pojazdy, kierowcy, koszty). Odpowiednie oznaczenia w zakładce "przypomnienia"  powiadomią Państwa odpowiednio wcześnie o kończącym się terminie np. ważności badania technicznego, badań lekarskich, ważności ubezpieczenia itp.

Przejazdy przez autostrady są poza limitem dziennych transakcji dobowych.

Tak,wlicza się,dlatego lepiej zakupić produkty poza paliwowe wraz z tankowaniem.

Zarówno kartami BP jak i ORLEN można korzystać na A1,A2 i A4.

Tak, administrator może stworzyć dowolną ilość kont dla kolejnych użytkowników udzielając im wybranych uprawnień. Dzięki temu rozwiązaniu zarządzanie samochodami firmowymi będzie jeszcze łatwiejsze. Więcej informacji znajdą Państwo na Portalu Klienta w zakładce Ustawienia/Konta.