Karta paliwowa to popularne narzędzie do zarządzania flotą w firmach. Dzięki niej można lepiej kontrolować koszty i rozliczenia. Z karty korzystają głównie przedsiębiorstwa transportowe, choć cieszy się ona rosnącą popularnością również w mniejszych firmach. Jak dokładnie działa karta paliwowa?
Jak działa karta paliwowa w praktyce?
Karta paliwowa to forma bezgotówkowego środka płatniczego. Jest ona podobna do karty płatniczej, jednak umożliwia zakup paliwa i innych artykułów na wybranych stacjach lub też, w przypadku niektórych kart, dokonywania opłat za przejazd płatnymi odcinkami autostrad. Każda transakcja jest zapisywana w systemie operatora karty, co pozwala na gromadzenie informacji dotyczących miejsca i czasu tankowania oraz ilości zakupionego paliwa. Do tego przedsiębiorca zyskuje wgląd w numer rejestracyjny tankującego pojazdu oraz stan licznika kilometrów. Karta paliwowa jest wygodnym środkiem do pozyskiwania kompleksowych informacji na temat wszystkich transakcji dokonywanych za jej pomocą.
Kto może korzystać z karty paliwowej?
Z kart paliwowych korzystają:
- małe i średnie firmy posiadające flotę pojazdów,
- przedsiębiorstwa transportowe,
- firmy usługowe,
- osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.
Warto podkreślić, że karta paliwowa jest optymalnym rozwiązaniem dla każdego użytkownika, niezależnie od profilu czy wielkości prowadzonej firmy. Ten nieduży kawałek plastiku znacząco zwiększa wygodę pracowników korzystających z pojazdów, pracodawcy oraz jego działu księgowości.
Jakie są rodzaje kart paliwowych?
Istnieje kilka rodzajów kart paliwowych. W ofercie naszej firmy znajdują się trzy podstawowe, różniące się od siebie tym, do kogo lub do czego są one przypisane. Do wyboru jest:
- TYP K ‒ karta imienna przeznaczona do stosowania przez określonego kierowcę (lub okaziciela), zezwalająca na tankowanie dowolnego samochodu lub napełnianie zbiornika zewnętrznego;
- TYP S ‒ karta wystawiana na numer rejestracyjny, przypisana do określonego pojazdu.
Jakie limity i zabezpieczenia ma karta?
Karty paliwowe są wyposażone w system kontroli i ochrony. Jednym z nich jest możliwość prowadzenia limitów na kwotę zakupu określonych towarów lub usług. Kolejne ograniczenie to przypisanie karty do określonego pojazdu lub kierowcy. Ponadto karta paliwowa ma kod PIN oraz może zostać natychmiast zablokowana na życzenie użytkownika. Dzięki odpowiednim zabezpieczeniom nasi klienci są chronieni przed kradzieżą i nieautoryzowanym wykorzystaniem karty.
Jak wygląda rozliczenie i księgowość?
Rozliczenie za pomocą karty flotowej jest niezwykle proste. Zamiast wielu dowodów zakupu ‒ paragonów i faktur ‒ firma otrzymuje jedną zbiorczą fakturę za miesięczny okres użytkowania karty. Stanowi to znaczne ułatwienie z punktu widzenia księgowości i ewidencji wydatków firmowych.
Oprócz podstawowych danych, jakie zwykle widnieją na fakturach, znajdziesz tam uwzględnienie podziału pojazdów na osobowe i ciężarowe, numery rejestracyjne pojazdów, ceny po rabatach, a także wartości netto i brutto zakupionych paliw, towarów czy usług.
Co zrobić w przypadku zgubienia lub kradzieży karty paliwowej?
W razie zgubienia lub kradzieży karty paliwowej warto jak najszybciej zgłosić ten fakt operatorowi poprzez wykonanie telefonu na infolinię lub skontaktowanie się z firmą za pomocą Panelu Klienta. Kartę należy zablokować, a następnie zamówić duplikat. Pamiętaj jednak, że karta paliwowa Flotex zabezpieczona jest 4-cyfrowym PIN-em. Jego trzykrotne błędne wprowadzenie blokuje z reguły kartę automatycznie na określony czas.
Karty paliwowe Flotex obsługują ponad 4400 stacji w całej Polsce (5 kart: Orlen, BP, Shell, AMIC/Moya). Jeśli chcesz wiedzieć więcej o działaniu naszych kart flotowych (ale i nie tylko), zajrzyj na nasz Turbo Blog!