Mianem tym określamy potocznie stawkę za kilometr przebiegu pojazdu samochodu osobowego. Kilometrówka służy przede wszystkim do rozliczeń na linii pracownik‒pracodawca w sytuacjach, kiedy osoba zatrudniona w danej firmie używa swojego prywatnego samochodu w celach biznesowych. Jaka ustawowa stawka za kilometr aktualnie obowiązuje? Innymi słowy, jak wysoki ekwiwalent pieniężny można dostać od szefa?

Stawka za kilometr ‒ od czego zależy jej wysokość?

Dla sfery budżetowej maksymalną wysokość kilometrówki ustala Ministerstwo Infrastruktury, natomiast w pozostałych sektorach pracodawca może samodzielnie ustalić zasady rozliczeń. Najczęściej korzysta z rozporządzenia ministra, ale nie jest do tego zobowiązany.

Na to, ile wynosi stawka za kilometr w delegacji wpływa kilka czynników, w tym rodzaj pojazdu, bo w celach służbowych można korzystać nie tylko z samochodu (choć najczęściej tak jest), ale chociażby z motocykla albo motoroweru. Oprócz tego stawka kilometrowa zależy od:

  • pojemności silnika ‒ inna jest stawka kilometrówki dla pojazdów do 900 cm³ i inna dla tych powyżej 900 cm³;
  • kosztów eksploatacji, paliwa i amortyzacji ‒ w teorii stawka za kilometr w delegacji ma je rekompensować.

Stawka za kilometr ‒ samochód prywatny

Rozliczenie pracownika z pracodawcą odbywa się na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Dobrze jest uzgodnić zasady rozliczenia przed odbyciem pierwszej podróży służbowej.

Warto, żeby Twój pracownik zatroszczył się o:

  • dokładną ewidencję przebiegu pojazdu, czyli bieżące zapisywanie daty wyjazdu, jego celu, przebiegu trasy i liczby przejechanych kilometrów;
  • wyzerowanie licznika przed rozpoczęciem delegacji;
  • zabezpieczenie dodatkowych dokumentów, potwierdzających kolejne etapy podróży (biletów parkingowych, winiet itp.).

Alternatywną ‒ wygodniejszą i redukującą ryzyko pomyłek ‒ opcją jest korzystanie z kart flotowych. Chociaż zasadniczo jest to narzędzie dla aut firmowych, pracodawca może zdecydować o przekazaniu karty flotowej swojemu pracownikowi z zastrzeżeniem, że ma używać jej tylko w celach służbowych. Jakie są korzyści takiego rozwiązania, oprócz tego, że nie trzeba już zastanawiać się, ile kosztuje kilometrówka?

  • Pełna kontrola nad tankowaniami auta w ramach delegacji;
  • Wgląd w trasę dzięki systemowi GPS;
  • Możliwość otrzymania faktury zbiorczej za paliwo.

W takim modelu rozliczeń wciąż trzeba prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, żeby rozdzielić wykorzystywanie auta do celów służbowych i prywatnych, ale karta flotowa ułatwia finansowanie delegacji, a pracownik nie musi pokrywać kosztów z własnej kieszeni zanim otrzyma zwrot pieniędzy. W takim systemie rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych, stawka za kilometrówkę nie jest już istotna.

Ile wynosi kilometrówka w Polsce?

Aktualna kilometrówka dla samochodu osobowego o pojemności silnika nieprzekraczającej do 900 cm³ wynosi maksymalnie 0,89 zł za kilometr, a dla pojazdów, których pojemność silnika jest większa niż 900 cm³ ‒ 1,15 zł za kilometr.

W przypadku podróży służbowej prywatnym motocyklem pracownik może oczekiwać rekompensaty w wysokości 0,69 zł za kilometr, a jeśli w celach biznesowych wykorzystuje swój motorower, aktualna stawka za km to 0,42 zł.

Wszystkie te kwoty są kwotami maksymalnymi. Pracodawca może ustalić ze swoim zespołem niższe stawki nie ustawowa kilometrówka ‒ w ramach oszczędności albo w sytuacji, kiedy umawia się z pracownikami, że część urzędowej stawki za kilometr otrzymają w postaci pieniężnej, a część w formie jakiejś innej rekompensaty, np. diety.

Co w sytuacji służbowej podróży zagranicznej? Ile za kilometr w delegacji można dostać wówczas, gdy odbywa się poza granice kraju? Okazuje się, że obowiązują bardzo podobne zasady, czyli:

  • cena kilometrówki jest taka sama za trasę przejechaną w kraju i poza jego granicami;
  • stawka za delegację w km jest wyrażona w złotówkach, niezależnie od tego, czy ten kilometr przejeżdża się w Polsce czy w jakimkolwiek innym państwie.

Wiesz już, jaka jest stawka kilometrówki w Polsce i za granicą na samochody osobowe, ile za kilometrówkę należy się w przypadku korzystania z innych pojazdów i jak to wszystko wygląda w przypadku delegacji. Aby ułatwić swoim pracownikom (i sobie również) rozliczanie kosztów podróży firmowych, zajrzyj do oferty na stronie Karty Flotowe. To właśnie ten produkt – karty paliwowe – może stać się Twoim sporym ułatwieniem w tym temacie!