Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w obiegu dokumentów księgowych w ostatnich latach. Od dawna zapowiadany, owiany aurą niechęci ‒ KSeF. Nic więc dziwnego, że wielu przedsiębiorców – szczególnie z sektora mikro i małych firm – zastanawia się, jak nowe przepisy wpłyną na codzienne rozliczenia, w tym na faktury za paliwo i wydatki samochodowe. Sprawdźmy, czy rzeczywiście jest się czego bać!

Zacznijmy od konkretu. Dla użytkowników naszych kart flotowych najważniejsza informacja jest prosta: sposób korzystania z kart i model jednej faktury miesięcznej pozostają bez zmian. Zmienia się jedynie to, że faktura będzie wystawiana w obowiązującej strukturze XML i dostępna również w państwowym systemie KSeF.

Czym jest KSeF i co to oznacza dla faktur za paliwo?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to państwowy system informatyczny, w którym wystawiane i odbierane są tzw. faktury ustrukturyzowane. W ich przypadku, otwierając PDF, możesz zobaczyć, że są do niego dołączone inne pliki w mniej znanych formatach, np. XML ‒ są to elektroniczne „podpisy”, potwierdzające, że dana faktura jest oficjalnie wprowadzona do obiegu gospodarczego.

W praktyce oznacza to, że zamiast przesyłać fakturę wyłącznie w PDF lub na papierze, wystawca przekazuje ją do systemu Ministerstwa Finansów, a odbiorca ma do niej dostęp ze swojego konta podatnika.

Terminy wdrożenia KSeF

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF w Polsce wprowadzany jest etapami:

  • luty 2026 – obowiązek dla największych firm (wartość obrotu rocznego powyżej 200 mln zł);
  • kwiecień 2026 – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorstw (w tym MŚP);
  • styczeń 2027 – obowiązek także dla najmniejszych podatników (sprzedaż poniżej 10 tys. zł miesięcznie).

Jak odbiera się faktury w KSeF?

Po wejściu obowiązkowego KSeF przedsiębiorca będzie mógł odbierać faktury na dwa główne sposoby:

1. Bezpośrednio w rządowej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0
Po zalogowaniu (np. profilem zaufanym) można przeglądać, pobierać faktury wystawione na firmę, a nawet je tam wystawiać ‒ za darmo.

2. W programie księgowym lub do fakturowania
Większość systemów księgowych integruje się z KSeF, dzięki czemu faktury trafiają automatycznie do wykorzystywanej już ewidencji.

Faktura miesięczna za wydatki paliwowe będzie więc dostępna w KSeF tak jak inne dokumenty zakupowe firmy.

Jedna faktura miesięcznie – to się nie zmienia!

Najważniejsza informacja dla klientów naszych kart flotowych: model jednej zbiorczej faktury miesięcznej pozostaje taki sam jak dotychczas.

KSeF nie powoduje, że każda transakcja paliwowa staje się osobną fakturą ani że przedsiębiorca musi rozliczać większą liczbę dokumentów. Wszystkie wydatki z okresu rozliczeniowego nadal będą ujmowane na jednym dokumencie – tyle że dokument ten zostanie wystawiony w systemie KSeF jako faktura ustrukturyzowana.

Faktura w KSeF, ale i nadal PDF

Aby ułatwić przedsiębiorcom przejście na nowy system, faktury za korzystanie z naszego systemu kart flotowych będą dostępne równolegle w dwóch formach:

  • w KSeF – zgodnie z obecnymi przepisami,
  • w PDF do pobrania w portalu klienta wraz z listą transakcji – tak jak dotychczas.

Zdajemy sobie sprawę z tego, że standardowy plik PDF z wizualnym podglądem faktury jest dla naszych klientów wygodną opcją, toteż nadal będzie ona dostępna.

KSeF a mała firma – zmiana techniczna, nie organizacyjna

Z pewnością zauważyłeś, że wokół KSeF pojawia się wiele obaw, pytań i wątpliwości. Jednak w przypadku rozliczeń kart flotowych zmiana ta ma głównie charakter techniczny. Przedsiębiorca:

  • nadal korzysta z kart flotowych tak jak dotychczas,
  • nadal otrzymuje jedną fakturę miesięcznie,
  • nadal może podejrzeć fakturę w PDF,
  • a dodatkowo faktura znajduje się w systemie państwowym.

Wprowadzenie KSeF zmienia sposób wystawiania i przechowywania faktur w Polsce, ale nie zmienia zasad rozliczania kart flotowych. Z punktu widzenia codziennego zarządzania kosztami auta w firmie nie oznacza to więc rewolucji w sposobie rozliczeń.

Zajrzyj na nasz Turbo Blog i dowiedz się więcej o kartach paliwowych!